OSSのオンラインストレージ『Nextcloud』日本語マニュアルを2021年5月19日より無償公開～PPAP対策やテレワークの業務改善に～

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2021年5月19日 14:00

オープンソースソフトウェア※1(以下、OSS)に特化したIT企業である株式会社デージーネット(本社：愛知県名古屋市、代表取締役：恒川裕康)は、自社専用のオンラインストレージを構築可能な『Nextcloud(ネクストクラウド)』の日本語版利用マニュアルを2021年5月19日よりホームページにて公開します。

このマニュアルは、PPAP(パスワード付きZIPファイル送付)の代替策として活用可能なファイル共有の方法や、業務改善に役立つスケジュールの共有方法など、『Nextcloud』の利用方法を画面イメージを使って解説することで、利用者にとって優しいマニュアルとなっています。

Nextcloudの利用イメージ

2020年11月、内閣府と内閣官房でPPAPを廃止する方針が発表されました。PPAPとは、メールでファイルを送受信する際にファイルをZIP形式で暗号化し、別のメールでパスワードを送信する方法です。このPPAPの代替策として注目されているのが、オンラインストレージを用いたファイル共有です。

そこでデージーネットでは、日本におけるメールセキュリティ対策への社会貢献として、PPAPの代替策としても利用可能な、『Nextcloud』の「管理者向けマニュアル」と「ユーザ向けマニュアル」を作成し2021年5月19日より無償で公開します。

このマニュアルでは、オンラインストレージの基本操作となるファイル管理や、PPAPの代替策としても利用可能なファイル共有の方法を画面イメージを使って解説しています。さらに、利用に関する注意点も盛り込み、利用者にとって優しいマニュアルになっています。また、テレワークでの利用も想定し、安全なログインを強化するための二要素認証の設定方法や、業務改善に役立つカレンダーを用いたスケジュールの共有方法などを含む、デージーネットが独自に作成した日本語マニュアルとなっています。

■Nextcloudとは

『Nextcloud』とは、オンラインストレージを構築できるOSSです。『Nextcloud』はクラウドサービスを利用せず、自社内のオンプレミスな環境やプライベートクラウドにシステムを構築することが可能なため、機密情報や個人情報等を含むファイルもセキュアに管理することができます。

『Nextcloud』は、自宅や外出先からでも会社の人とファイルを共有できるだけでなく、外部の人へのファイル共有も可能なため、PPAPの代替策として利用することもできます。実際にデージーネットでは、PPAPの代替策として『Nextcloud』を採用しています。

■Nextcloudを利用するメリット

1．安全にファイル管理が可能

クラウドサービスを利用せず、自社内にオンラインストレージシステムを構築することで、機密情報や個人情報等を含むファイルもセキュアに管理することが可能です。また、管理者がファイルにアクセス制限をかけることができます。閲覧ができるメンバーや時間、地域など細かく設定することができ、アクセス制限されたユーザはアップロードやダウンロードができなくなるなど、安全にファイルを管理するための制御を行うことができます。

2．PPAPの代替策として利用可能

『Nextcloud』ではファイルを共有する際にURLを発行することもできます。URLには有効期限と、一時的なログインパスワードを設定でき、メールなどで受け渡しできないような大容量のファイルも『Nextcloud』を使用することで共有できるようになります。これにより、PPAP対策として利用することが可能です。URLを作成する際には編集の権限も設定できるため、ダウンロード専用としてのURLを作成することや、お互いにファイルを編集し情報を共有する場所としての利用も可能になります。

3．業務改善ツールとしても利用可能

『Nextcloud』は、基本的な機能に加えて、プラグイン・アプリと呼ばれる拡張機能を導入することで、より便利に使えるようになります。コミュニケーションを活性化するためのプラグイン・アプリでは、カレンダーの共有など、チームで仕事を進めていくために必要な『効率的な情報共有』のツールとして利用することができます。

■日本語マニュアル無償公開開始

このように『Nextcloud』はPPAPの代替策としても、ビジネスでの利用にも適したソフトウェアです。しかし『Nextcloud』の公式マニュアルは、すべて英語表記での解説のため、日本人ユーザにとって難しいものとなっています。

そこでデージーネットは、日本におけるメールセキュリティ対策へ社会貢献するため『Nextcloud』の日本語マニュアルを作成しました。この日本語マニュアルは、公式マニュアルの単純な翻訳ではありません。ファイル操作や共有方法、認証設定など、PPAP対策としての利用やビジネスでの運用を想定し、「管理者向けマニュアル」と「ユーザ向けマニュアル」を作成しています。また、画面イメージを使った解説や利用に関する注意点などを盛り込み、それぞれの利用方法に沿って、管理者にもユーザにも分かりやすいマニュアルになっています。

■管理者向けマニュアル

管理者向けマニュアルでは、『Nextcloud』の基本機能であるオンラインストレージとしての設定方法から、ビジネスで使える便利なプラグイン・アプリの設定方法について解説しています。

管理者向けマニュアルは、以下のURLで公開します。

https://www.designet.co.jp/ossinfo/nextcloud/nextcloud_adminmanual/

■ユーザ向けマニュアル

ユーザ向けマニュアルでは基本的なファイル操作から、ファイルの共有方法、便利なプラグイン・アプリとして、カレンダーやアンケートの利用方法について解説しています。

ユーザ向けマニュアルは以下のURLで公開します。

https://www.designet.co.jp/ossinfo/nextcloud/nextcloud_usermanual/

■今後の展望

今後は、動画に関するソフトウェアなど、テレワークでの業務効率化につながるようなOSSの日本語マニュアルを公開していきたいと考えています。今後も社会貢献の一環として、より多くの分野で多くの企業にOSSを利用してもらえるよう、時代に沿ったOSSの日本語マニュアルの公開を実施していきます。

■用語注釈

(※1)オープンソースソフトウェア

オープンソースソフトウェア(略称：OSS)とは、無償で利用でき、ソースコードが公開されているソフトウェアのことです。

■デージーネットのサービス

『Nextcloud』はOSSのため、無料で入手できます。さらに、今回デージーネットが公開する『Nextcloud』の利用マニュアルも無料で公開されているため、『Nextcloud』を使ってオンラインストレージを構築することで完全に無料で利用することが可能です。しかし、自社でインストールしたり、構築を行うことが不安な企業もあります。

1．システムの構築

デージーネットでは、『Nextcloud』のインストールや構築が不安な企業向けに、構築サービスも提供しています。デージーネットで利用しているOSSは多岐にわたり、お客様に合ったOSSでシステム構築を行うことが可能です。

2．導入後支援サービス

デージーネットでシステムを構築した場合、Open Smart Assistanceという導入後サポートを提供しています。継続してシステム管理のサポートを行うサービスで、以下のようなサポートがあります。

・Q&A(インストールしたOSSやソフトウェアの利用方法に関してのご質問にお答えします。)

・セキュリティ情報提供

・点検とチューニング

・障害調査、障害回避

・障害時オンサイト対応

・障害時システム再構築

・運用サービス

・ソフトウェアのアップデート