「会議」を救うのは、会議室から離れることだった！？ 「会議室以外で会議を行うこと」に メリットを感じる人が45.6％ ～いつもと違う環境が 発言の活性化につながる理由とは？～

「会議をする場所は“会議室”」という概念が当たり前となっていますが、会議室ではなく、いつもと違う環境で行ってみたらうまくいったというケースもあるものです。“会議室”から離れてみることで、会議そのものの内容がどう変化するのかを聞いてみたところ、会議室以外で会議することのメリットが浮かび上がってきました。


【トピックス】
1．新年度は、2人に1人が「会議室不足」で困っている状況に。

2．「いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うこと」にメリットを感じている人が45.6％。

3．いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うメリットは、会議が活性化できること。

4．いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行う場所は、8割超が「共有スペース」と回答。気軽に意見交換できる雰囲気がカギ。

5．会議の時にあると便利だと思うものは「パソコン」「プロジェクター」「ホワイトボード」。しかし、会議室以外の会議では設備面で不便を感じることも。


【調査概要】
調査タイトル：仕事についての事前アンケート(1)
調査期間　　：2016年3月3日～3月9日
調査方法　　：インターネットリサーチ
調査対象　　：社内会議に週1回以上参加している正社員、
　　　　　　　契約・派遣の25～45歳の男女1,333名

調査タイトル：仕事についてのアンケート(2)
調査期間　　：2016年3月8日～3月10日
調査方法　　：インターネットリサーチ
調査対象　　：いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことにメリットを
　　　　　　　感じている正社員、契約・派遣の25～45歳の男女400名


1．新年度は、2人に1人が「会議室不足」で困っている状況に。

▼新年度は会議室不足に困りますか？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_2.png

会議が増える新年度に、「会議室の空きがなくて困ることがあるかどうか」を聞いたところ、2人に1人が会議スペース不足についての悩みを持っていることがわかりました。会議を会議室以外で行わざるを得ない状況もあるようです。


2．「いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うこと」にメリットを感じている人が45.6％。

▼目的を持って会議室以外で会議をしますか？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_1.png

「会議室以外の場で会議を行うこと」には、こうした会議室不足を物理的に解決できるメリットがありますが、果たしてそれだけでしょうか。
「会議室が空いていない」などの理由ではなく、その他の目的を持って「会議室以外で会議を行うこと」があるかどうか聞いてみたところ、全体の45.6％が「よくある」(13.0％)、「ときどきある」(32.6％)と回答しました。つまり、45.6％の人が「いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うこと」にメリットを感じていると言えます。では、そのメリットとは一体どんなものなのでしょうか。

いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行ったことがある400人に、「どんなメリットがあるのか」「どのような場所で会議を行っているのか」「会議の時にあると便利だと思うものは何か」について聞いてみました。


【400人に聞いた！いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことのメリットとは？】

3．いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うメリットは、会議が活性化できること。

▼会議室以外で会議を行う理由は？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_3.png

いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことにメリットを感じている400人に、「会議室以外で会議を行うことの理由」を聞いたところ、「すぐにできるから」「意見交換が活発になる」「上下関係を意識せず自由に発言できる」など会議室以外で会議を行うメリットが浮かび上がってきました。

「会議室で行う場合、場所をセッティングする準備などがあり、その間に情報が陳腐化してしまうから。(男性／事務)」といった意見や、「時間がない時に全員が会議室に集まるのは難しい。(女性／技術系)」などの意見が多くあり、タイミングを逃さないため、業務効率を下げないために会議室以外で会議を行うケースも多いようです。

また、「ざっくばらんに意見を聞くことができるから。(男性／技術系)」、「会議室では緊張感があるため、有意義な意見が出ないから。(男性／事務)」、「重苦しい雰囲気の打破。(女性／設計・デザイン)」など、会議そのものの停滞ムードが打破されるという意見も多くありました。

結論としては、会議室以外で会議をすることには、「いろいろな人が気軽に意見を出しやすい。(男性／人事・法務・総務)」、「新鮮なアイディアが出やすくなる。(男性／営業・営業企画)」、「場所を変えることで気分転換でき、いいアイディアが出る。(女性／営業・営業企画)」といった、会議を活性化できるメリットがあるようです。


4．いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行う場所は、8割超が「共有スペース」と回答。気軽に意見交換できる雰囲気がカギ。

▼どこで会議を行いますか？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_4.png

さらに、会議室以外で会議を行う場合「どこで行うか」を聞いたところ、「共有スペース」が8割を超える結果となりました。そうしたスペースの場合、上座や下座などの形式にとらわれずに自由な発言ができたり、個々の距離が近くなったり、密室のような圧迫感がなくなったりすることで、気軽に意見を交換できるようです。

また、その他の場所としては、「堅苦しくない雰囲気で自由な意見を引き出すため、喫茶店でコーヒーを飲みながら会議をした。(女性／営業・営業企画)」、「食事をしながらなど環境を変えるといつもと違う雰囲気になる。(男性／技術系)」などの意見があり、コミュニケーションや発想の活性化のためにリラックスした雰囲気を作っている人もいました。

一方、「メイン担当者のデスク周りでPCのモニターを見ながら行うと、柔軟な発想が出やすくなる。(男性／営業・営業企画)」、「現場を見ることで、新たな気づきや発見があるから。(男性／技術系・ハードウェア関連)」など、会議で話し合うべき内容を把握しやすくする工夫をしている人もいました。


5．会議の時にあると便利だと思うものは「パソコン」「プロジェクター」「ホワイトボード」。しかし、会議室以外の会議では設備面で不便を感じることも。

▼会議であると便利なものは？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_5.png
▼便利なのに会議で使用してない理由は？
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_6.png

社内会議で「あると便利だと思うもの」について質問したところ、上位は「パソコン」(62.5％)、「プロジェクター」(61.0％)、「ホワイトボード」(60.0％)という結果になりました。会議における“情報共有”や“会議テーマの把握”のためには、「プロジェクター」「ホワイトボード」は欠かせないようです。

具体的には、プロジェクターの場合は、「各自が持っている情報を視覚的に説明でき、理解が深まる。(男性／技術系・ハードウェア関連)」、「全員が同じところを見るので、集中力を上げ、一体感が生まれる。(女性／営業・営業企画)」、などの意見がありました。
一方、ホワイトボードの場合は、「議論や意見を可視化できる。(男性／人事・総務・法務)」、「重要でないことでも手早く書ける。(女性／技術系・ソフトウェア関連)」のような声が聞かれました。

また、便利だと思っているのに実際には使っていない人に対して「なぜ使用していないのか」聞いたところ、プロジェクターの場合は「台数が足りない。(男性／建築・土木・設備工事)」や「置く場所がない。(男性／技術系・ソフトウェア関連)」などの意見が。ホワイトボードの場合は、「設備が重い。(男性／事務)」や「貸し出し中であることが多いから。(女性／事務)」などの意見がありました。どちらも会議室の設備としてあることが多く、その他の場所で利用する際はスペースがなかったり、数が足りなかったりという問題点があるようです。


【まとめ】
会議室以外で会議を行うことにメリットを感じている多くの人は、「意見が出やすくなる」「個々の意見をはっきり言える」「話しやすい雰囲気を作ることで、いろんなアイディアが生まれる」など、会議内容そのもののクオリティー向上に役立つと考えているようです。まずは、「会議は会議室で行うもの」という既成概念をなくすことが、会議自体を活性化し、より良い会議にすることができると言えそうです。そのため、会議室が不足している状況だったとしても、むしろそれは、「活発に意見交換できる場を作れる機会」なのです。会議室を離れ、いつもとは違う環境作りをすることで、会議のクオリティーもさらにアップできるでしょう。

また、会議の必需品であるホワイトボードがない場所でも、「ポスト・イット(R) イーゼルパッド」があれば、効率的な会議環境を作れます。「ポスト・イット(R) イーゼルパッド」は、大きな書き込みが可能で、1枚ずつはがして自由に掲示できる画板サイズの台紙付きパッドです。持ち運べるので、いつでも、どこでもクオリティーの高い会議が実施できます。ポスト・イット(R) ブランドはより有意義な会議内容とするため、こうしたツールの活用をご提案します。

調査結果は、発想力を高める「会議」について紹介するポスト・イット(R) ミーティングソリューション(TM)スペシャルサイト( http://www.mmm.co.jp/office/post_it/meetingsolution/ )にも公開予定です。また、ポスト・イット(R) ブランドでは、日本企業が行う会議の実態について、年間を通してさまざまな視点から調査・報告していくことを予定しています。


【いつでも・どこでも社内会議ができるアイテム「ポスト・イット(R) イーゼルパッド」】
■ポスト・イット(R) イーゼルパッド
(1) 持ち運びができるのでいろいろな用途に利用可能
会議、ワークショップ、プレゼンなど、シーンを選ばすに活躍するアイテム。議論の可視化が難しかった会議室以外でも、意見交換がしやすくなり、会議の活性化につながります。持ち運びも楽なので、書き込んだものをそのまま会議室に持っていけば、そのまま資料として使うことができます。

(2) 使い方に合わせて2タイプから選べる
壁に掛けたり市販のイーゼルに立て掛けたりして使うタイプと、組み立て式でそのままテーブルなどに置けるタイプの2つのタイプをご用意！よく会議を行う場所や自分たちの会議スタイルに合わせて選べます。

(3) 1枚ずつはがして壁に貼ることができる
1枚ずつはがせるので、壁などに貼り出したり、次回の会議の際にも持ち運びも可能！
ホワイトボードのように消さなくていいので、書き出した議論や決定事項をメモする手間も省けます。
前回の会議の続きや振り返りにも便利なので、会議がスムーズに進みます。


会議をすぐに実現できる「ポスト・イット(R) イーゼルパッド」は、ビジネスパーソンをサポートします。

カタログNo.／製品名 ：EASEL 560／ポスト・イット(R) イーゼルパッド
仕様　　　　　　　　：ホワイト(方眼入り30枚)
サイズ　　　　　　　：762mm×634mm
メーカー希望小売価格：4,900円＋税

カタログNo.／製品名 ：EASEL 560／ポスト・イット(R) イーゼルパッド
　　　　　　　　　　　テーブルトップタイプ
仕様　　　　　　　　：ホワイト(20枚)
サイズ　　　　　　　：584mm×508mm
メーカー希望小売価格：3,900円＋税

▼EASEL 560／ポスト・イット(R) イーゼルパッド
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_7.jpg
▼EASEL 563／ポスト・イット(R) イーゼルパッド テーブルトップタイプ
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_8.jpg
▼使用イメージ画像 1
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_9.png
▼使用イメージ画像 2
https://www.atpress.ne.jp/releases/97574/img_97574_10.jpg

3M、ポスト・イット、Post-it、ミーティングソリューション、Meeting Solutionsは、3M社の商標です


＜製品に関するお客様お問い合わせ先＞
スリーエム ジャパン株式会社　文具・オフィス事業部
http://www.mmm.co.jp/office/
TEL：0120-510-333(受付時間 平日 9:00～17:00)


【3Mについて】
3M(本社：米国ミネソタ州)は、Science(サイエンス)を活かし毎日の暮らしをより豊かにすることを目指しています。売上高は300億ドルで、9万人の社員が世界中のお客様の課題解決にむけて、創造的なソリューションを提供しています。3Mに関する詳しい情報は、 http://www.3M.com ／＠3M／＠3MNewsroom(Twitter)をご覧ください。また、3Mジャパングループについては( http://www.mmm.co.jp )をご覧ください。