近頃、セミナーを開催する企業は増えていますが、企業がセミナーを開催するには、業界の最新情報や専門知識の共有、ブランドの認知度向上、顧客との関係構築など様々な目的があるでしょう。
しかし、セミナーを成功させるには、念入りな準備が不可欠であり、いかに準備をしっかりできるかがセミナー成功の鍵を握っていると言っても過言ではありません。
そこで本記事では、セミナーの立案から最終的なフォローまでの流れの中で、押さえておきたいポイントについて解説いたします。
目次
セミナーの企画・立案
企業がセミナーを成功させるためには、まずセミナーの企画・立案から始まります。初期段階で、目的の明確化、ターゲットオーディエンスの特定、そして魅力的なコンテンツ(テーマ決め)など、開催のために必要なことをしっかり検討して決定していくことが大切です。ここからは、セミナーの企画・立案における重要なステップと、効果的に実行するための戦略について掘り下げていきましょう。
セミナーの目的と目標の明確化
セミナーを成功させるためには、まず明確な目的と目標設定が必要です。 セミナーを開催することによって実現したいことが何なのか、獲得したい成果は何なのかを事前に整理し、明確にしましょう。
なお、目標は集客人数100人、参加者からのアポイント人数30人など、数値化して設定することをおすすめします。なぜなら、目標を具体的に設定することで、達成するために必要なことや具体的な手段が明確になるためです。
セミナー開催日時の決定
開催日時は原則として、参加者となりそうなターゲット層が参加しやすい日程にしましょう。
例えばターゲット層となる業種の繁忙期などは避ける必要があります。
さらに、競合他社のセミナーとの被りも避ける必要があるため、事前に検索をかけてリサーチしておきましょう。
登壇者・スタッフの選定
自社セミナーの場合、登壇者は自社の社員であることがほとんどだと思います。
登壇者を選定する際は、話下手だったり声が小さかったりすると、参加者の中には内容に集中できない人もいるかもしれませんので、プレゼンが得意な人もしくは人前で話すことが得意な人を選定しましょう。
外部に登壇者を依頼する場合は、セミナーのテーマに沿った経験・実績がある人物をアサインし、事前に内容の打ち合わせを実施しましょう。
リアルセミナーの場合は、当日の集客や会場規模に合わせてスタッフの人数を十分に確保しましょう。各々のスタッフの役割分担を明確にし、マニュアル化しておくとよいでしょう。
また、当日のイレギュラー対応においての準備も必要です。
オンラインセミナーの場合は、多くの企業がZoomで実施すると思いますが、質問があった際のチャット対応や、音声・映像の不具合発生時に対応するスタッフが1名いれば対応可能でしょう。実際、弊社も日頃オンラインセミナーを開催する際は、登壇者と運営スタッフの2名で運用しています。
セミナーの開催場所
リアルセミナーの場合、会場の確保は必要不可欠です。一般的に自社や外部の会議室、イベントホールを使用した開催が多いですが、セミナーの開催時間とあわせて、設営～撤収時間、会場でリハーサルを実施する場合は、その時間も考慮した利用時間を十分に確保しましょう。
外部の会議室やイベントホールを利用する場合は、会場側との連携も必要になりますので、トラブルを防ぐためにもしっかり情報を共有し、連携を取るようにしてください。
オンラインセミナーの場合は、リアルセミナーと異なりZoomなどのセミナーツールを介して日本全国どこからでも気軽に参加できるため、参加者の座席を用意した会場確保の必要がありません。
会場を借りる手間と予算も抑えられるため、初めてセミナー開催を検討されている方は取り組みやすいのでないでしょうか。
また、セミナーの流入数や滞在時間を効果測定することができ、開催後のアンケートを設定するなどして、参加者からのフィードバックを得ることもできるため、次のセミナー企画に活かすことが可能です。
セミナーの集客
続いてはセミナーの集客におけるポイントをお伝えします。セミナーの集客では目的に応じた方法で告知・PRをすると効果的です。
手段１：自社サイト・無料告知サイト・SNS・DM配信
セミナーの集客方法として、自社サイトや無料告知サイト・SNS、DM配信などでセミナー情報を発信する方法があります。
無料告知サイトの例として、
everevo（イベレボ）はイベント運営をサポートするポータルサービスです。
イベントホームページの作成・告知・申込・事前決済・参加者の連絡・当日の受付など、イベント開催に関わる業務を、主催者は一元管理することができます。主催者側の負担を減らし、継続的にイベント開催が可能となりますので是非参考にしてみてはいかがでしょうか。
手段２：有料コンテンツによる告知
有料コンテンツによる告知は費用がかかりますが、広く情報を届ける方法として有効な手段の一つです。 例として、有料イベント・セミナー情報サイトへの掲載、Web広告の利用（検索エンジン・SNS）、プレスリリースの配信などがあげられますが、利用コンテンツによって掲載料や条件が異なるため、予算と合わせて利用を検討すると良いでしょう。
プレスリリースとは企業や団体が自らに関するニュース（新しい情報）をテレビ、新聞、雑誌、ニュースサイト等のメディアに向けて広く発表する「公式文書」で、広報活動の代表的な手法です。 広告と比較して圧倒的に低コストで実施可能であり、プレスリリースが発信した内容がメディアに取り上げられれば、メディアの視聴者・読者に信頼度の高い情報を届けることができます。
以下、記事に詳細がありますので是非お役立てください。
ちなみに、＠Pressでは2023年6月にNewsweekさんと共催し、【メディアを活用した日本企業のSDGs発信戦略セミナー】と題してハイブリッド(リアル×オンライン)セミナーを開催しましたが、集客時にプレスリリースによる告知も実施しました。広くセミナー開催の情報を知っていただいたことで、当日は100名を超える参加者に会場へ足をお運びいただき満員御礼で終えることができました。
上記の通りセミナーの集客方法として複数の手段を利用する場合は、参加経路を確認することで費用対効果を測定し、次回開催時の集客方法に役立てましょう。
事前準備
セミナー当日スムーズに運営するためには、事前に当日のスケジュールの把握やオペレーションについて運営側のスタッフ間で共有しておくことが重要です。不測の事態に備えて、スタッフの役割や配置、当日のスケジュールなどを記載したマニュアルを作成して全員で共有しておくと安心です。
機材確認・導線づくり
リアルセミナーの場合、使用するマイク・カメラ・プロジェクター等の機材やPCについては機材トラブルを防ぐためにも事前確認は必須です。自社で用意できるのか、外部の会場を借りた場合は備品に含まれているのかを確認し、不足している場合はレンタル品を早めに準備しましょう。
特に広い会場を使用する場合、音響トラブルが発生すると後方まで音声が届きづらくなるため致命的です。PCやモニターが使えない場合も想定し、手元に資料も用意しておくと安心です。
また、スムーズな受付や会場案内のためにも、事前の案内や当日のお知らせ(案内標識)もしっかり行いましょう。会場の入口やセミナールーム前に案内標識を出すだけでも十分ですが、会場への道順が複雑な場合は、地図やルートを写真で示したものなどを事前にメールやセミナーページでお知らせするのもおすすめです。
オンラインセミナーの場合は、登壇者とZoomなどのセミナーツールの操作方法を事前に確認しておきましょう。
当日の準備
当日の配布物については必要数量＋αの確保をしておきましょう。 特に以下のものが必要になる場合が多いので、前もって準備しておくことをおすすめします。
-
- セミナーで使用するテキストや資料
-
- カタログや会社案内
-
- アンケート
セミナー開催後
セミナー開催後はその後の営業活動に繋げるためにもアフターフォローが大切です。
参加・欠席者への対応について
参加者へのお礼メールは当日内に送りましょう。文中にセミナー内容について触れながら、関連のあるセミナーや有料コンテンツについて盛り込んでもいいでしょう。ただし、あくまでもお礼を前提として送ることを忘れずに。 また、アンケート内で質問や資料を希望している参加者には可能な限り早めに対応しましょう。 特にセミナーの内容や自社製品に興味があるといった回答があった場合は、フォローコールをするのも有効です。直接電話をかけてセミナーの感想や状況をヒアリングすることで今後に繋がる営業活動が期待できます。
さらに、セミナーに申し込んだものの事情により急遽欠席せざるを得ないという方も残念ながら一定数います。しかし、元々はセミナーに興味を持って申し込んでくれている方々なので、セミナー内容の概要を送るなどしてコンタクトを取ると、営業に繋がるかもしれません。
効果測定
アンケートの結果は、セミナーの満足度だけでなく、次回の課題感や興味をもっている参加者のニーズを把握することができます。運営側のみならず他部署とも連携して共有することで、次回セミナーに役立たせるための貴重な情報になります。効果的なセミナーを開催するためにも効果測定は必ず実施しましょう。
さいごに
今回は、セミナーを開催するうえでのポイントについて解説しました。
セミナー開催はユーザーや顧客からの生の声が聴けるという大きなメリットもあります。 そういった生の声は今後の改善点にもつながる可能性があるので、積極的に行ってみてはいかがでしょうか？
関連記事
