千葉県市原市、職員情報共有システムを刷新　 AvePoint の SharePoint 運用管理ソリューション DocAve 等の採用により、職員業務の効率化を目指す

2015.08.17 13:00

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マルチプラットフォームおよびマルチデバイスに対応したコラボレーション分野で市場をリードする AvePoint (本社：米国ニュージャージー州ジャージーシティ) の日本法人 AvePoint Japan 株式会社 (本社：東京都港区高輪、代表取締役：塩光献) は、本日、千葉県市原市役所が、Microsoft (R) SharePoint (R) Server を採用した新しい職員情報共有システムの構築プロジェクトにおいて、当社製品を採用したことを発表しました。

市原市庁舎

・AvePoint Japan 株式会社
http://goo.gl/6XbJAV

際限なく増え続ける文書ファイルや、情報が増えすぎたことによる業務の非効率化という問題に直面していた市原市は、AvePoint の SharePoint 設計・構築サービスと DocAve ソフトウェアプラットフォームを採用することにより、職員・ファイル検索の簡略化を実現し、必要な情報がすぐ発見できるシステムを実現しました。さらに、正確な情報がより迅速に発見可能になったことにより、職員の生産性向上も期待されています。

事例記事の詳細はこちらをご覧ください：
http://goo.gl/NXwFCb

・DocAve ソフトウェアプラットフォーム
http://goo.gl/2ZkulQ

【市原市について】
人口 28 万人を擁し、千葉県内最大の面積を誇る市原市は、全国屈指の石油化学コンビナートや、県内トップを誇る製造品出荷額などに象徴される工業のまちという側面と、小湊鐵道や養老渓谷など、豊かな自然と歴史・文化の息づくまちという側面を併せ持ちます。サッカー Jリーグのジェフユナイテッド市原・千葉のホームタウンでもあります。

【課題と導入の経緯】
市原市は、2009 年より、職員間の情報共有システムとして、Microsoft Office SharePoint Server 2007 などの Microsoft 製品を使用してきました。2014 年に更新時期を迎えたことから、情報共有システムの再構築を決定し、Microsoft 製品のアップグレードを実行し、併せて AvePoint のシステム構築サービスおよび DocAve ソフトウェアプラットフォーム・AvePoint Meetings の採用を決定しました。

・AvePoint Meetings
http://goo.gl/0uNB0W

【採用製品の特長と導入効果】
今回市原市が採用したのは、SharePoint の利活用を促進し、内部統制から利用状況の見える化まで幅広い機能を提供する DocAve ソフトウェアプラットフォーム、そしてプランニングからフォローアップまで、効率のよい会議運営が可能になる AvePoint Meetings でした。さらに、導入の全段階を通じて、AvePoint が市原市のニーズをきめ細やかにヒアリングし、同市の課題を解決しました。今回、取り組んだ主な課題は以下のとおりです。

●職員による SharePoint の利活用度が低く、コラボレーションがうまくいかない ⇒ ファイルサーバーで行っていた文書管理を SharePoint へ一本化し、DocAve ソフトウェアプラットフォームで文書管理ルールの徹底を実現：
最初に構築した SharePoint サイトは職員に十分活用されず、メールやファイルサーバーに情報が埋没してしまっていました。また、文書管理に使用していたファイルサーバーは、十分な統制を効かせられることができず、ゴミ箱化してしまい、検索性が低下するという課題がありました。この事態を打開するため、2015 年度からファイルサーバーの利用を原則廃止し、文書管理を SharePoint に一本化しました。その際、ファイルサーバーで運用していた「年次別フォルダ階層」を SharePoint にも実装し、現場職員の業務への支障を抑える工夫も行いました。加えて、DocAve ソフトウェアプラットフォームを採用して、「上から 3 階層目までは、新規ファイル・フォルダの作成およびフォルダ名の変更をできないようにする」などの文書管理ルールを徹底しました。その結果、適切な場所に適切なドキュメントが格納されるようになり、検索の精度が向上しました。

なお、新システム運用開始後も、同市は当社の利用状況分析サービスを活用し、地道に改善を続け、新システムのコンセプトである「活用が拡がる・成長する情報共有システム」に取り組んでいきます。

●部署等の区分による情報のサイロ化が発生 ⇒ SharePoint の人検索機能を最大限に活用、職員情報検索と他の検索の結果統合で、より情報量の多い検索結果を実現：
従来の職員検索は、Web の職員録システムをベースに実行していましたが、SharePoint と統合することにより、ドキュメント検索など別種の検索結果とも連携させ、利便性を向上させたいというニーズがありました。AvePoint は、Active Directory の情報および従来の職員録システムの情報を SharePoint のユーザープロファイルにインポートするという方法で同市のニーズを実現しました。その結果、名前・所属部署・従事事務などの情報までを含んだ検索が可能になったため、職員本人の情報にとどまらず、職員が作ったドキュメント等の情報までを含んだ結果を表示可能になりました。これにより、職員同士のコラボレーションの促進が期待されています。

https://www.atpress.ne.jp/releases/70563/img_70563_2.png
職員検索とファイル検索が連動することにより、情報の見つけやすさが強化され、キーパーソンが見える化されるように。

●会議関連作業にかかる時間が長すぎる ⇒ AvePoint Meetings で準備からフォローアップまでの手間を簡略化：
プロジェクト関係の会議が多い市原市では、会議に関連するドキュメントの数も多く、ドキュメントやアジェンダの管理が煩雑となり、問題化していました。AvePoint Meetings は、会議関連ドキュメントを SharePoint 内の Meetings アプリ内にまとめて格納できるため、会議の進行・アジェンダのフォローアップなどが簡単となり、「関連資料を検索する必要がなくなる」ことから、職員の生産性向上が強化されるものと期待が集まっています。

■関連情報
・本件に関する詳細
http://www.avepoint.co.jp/resources/case-studies-japanspecific/IchiharaCity/

・日本マイクロソフト社発表の市原市役所の導入事例 (2011 年 1 月 5 日公開)
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/ichihara.aspx

【会社概要】
AvePoint は、様々なプラットフォームおよびデバイスを融合することで、次世代のエンタープライズコラボレーションを可能にする、業界を代表する企業です。ナレッジワーカーが自信を持ってコラボレーションできるよう、デジタル化への道を模索する企業を対象に、AvePoint はオンプレミス・クラウドを問わず、コラボレーション環境や文書管理システム内にある情報資産へのアクセスとコントロールを実現する独自のソリューションを提供し、業界のパイオニアとして市場を牽引しています。AvePoint のソリューションとサービスは、ビジネス担当者と IT 担当者、コンプライアンス・リスク担当者が協力し、ビッグデータ・クラウド統合・コンプライアンス・エンタープライズコンテンツ管理・モバイルデータアクセス監視など、様々なビジネス目的を果たせるよう支援しています。

2001 年より米国・ニュージャージー州ジャージーシティから展開を続け、エネルギー・公共サービス・金融サービス・ヘルスケア・製薬・官公庁などあらゆる分野から 6 大陸で 14,000 を超える組織、および 300 万人の Office 365 ユーザーに対し、ソリューションを提供し続けています。AvePoint はマイクロソフト認定グローバル ISV パートナー、米国政府戦略パートナーシップ GSA プロバイダー、マイクロソフトゴールド認定コラボレーション・コンテンツパートナー、ゴールド認定クラウドプラットフォームパートナーであるほか、2015 年度マイクロソフトパートナーオブザイヤー賞のコラボレーション・コンテンツパートナーを受賞しています。

AvePoint Japan 株式会社 Web サイト http://www.avepoint.co.jp/
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アブポイントジャパンブログ http://www.avepoint.co.jp/community/

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