福島県磐梯町、自治体DX化推進の一環でペーパーレス会議システム 「SideBooksクラウド本棚」を活用　教育委員会でも利用開始

iOS／Android／パソコン向け、ペーパーレスシステム「SideBooksクラウド本棚」を提供している東京インタープレイ株式会社(本社：東京都中央区、代表取締役：米田 英輝、以下「東京IP」)は、自治体DXを推進する福島県磐梯町と包括協定を令和2年6月3日に締結、「SideBooksクラウド本棚」の提供を開始いたしました。同システムは、令和2年6月の定例議会での利用を皮切りに、執行部、農業委員会と同町の自治体運営で活用の場を広げており、このほど教育委員会でも運用が開始されました。

教育委員会定例会の様子

●事例概要

福島県磐梯町のDXの舵取りを担う「デジタル変革戦略室」は令和2年7月に発足。3年間を一つの区切りと想定して運営されている時限的組織。従来の縦割行政にDXという横ぐしを入れることで、令和5年6月の解散までに、デジタルネイティブ組織の見本となるべく運営を行い、庁内全体のスタンダートになることを一つのゴールとしています。

その一環として、同町教育委員会では、令和3年4月の定例会から事務局を含めた6名がiPadによる「SideBooksクラウド本棚」を通じて定例会関連資料のデジタル配布をスタート。これまでに4回のペーパーレスシステムを活用した会議を実施しました。

教育委員会の定例会ペーパーレス化は、令和2年6月から先行実施していた同町議会、執行部に倣ったもので、これにより更なる紙の削減や会議運営の効率化、労務軽減を実現しています。

●導入効果

SideBooksクラウド本棚を利用することで、労務面では「会議資料の準備時間短縮」「資料差替え時の手間省略」「コピー用紙の削減」等のメリットがあります。また、運用面では、クラウド上に資料を保存できる利点を生かし、毎月1回開催される定例会開催時、特定の場所に集まることなく会議運用が可能な為、教育委員会定例会に限らず、庁内のあらゆる会議のオンライン開催実現を目指しています。これにより、会議における一層の議論の深まりが期待されています。

■サービス概要

「SideBooksクラウド本棚」は主に会議運営のペーパーレス化に適したクラウド型文書管理システム。紙媒体に近い感触で操作できる点を重視しており、自然にページを“めくる”ことができ、メモの書き込み、複数文書の見比べ、見開き表示などの機能を備えます。さらに、文書配信機能、会議中のページ通知機能、大量の文書に対する横断検索機能など、デジタルの強みを活かした便利な機能があります。

自治体以外では、全国24のJA、金融機関、医療機関、一般企業などで広く利用されています。コロナ禍以降のリモート会議やテレワーク需要にともない利用が急増しています。

■福島県磐梯町

東京都心から北へ約200km、会津盆地の東北部に位置する人口3,400人程度の小さな町。「自分たちの子や孫たちが暮らし続けたい魅力あるまちづくり」を掲げていますが、少子高齢化など、多くの地方自治体が抱える課題も同様に抱えています。これらの課題を解決する為、そして、地域のさらなる価値創造、共生社会の共創のための手段として、ミッションとして「誰もが自分らしく生きられる共生社会の共創」を掲げ、デジタル変革に積極的に取り組んでいます。

■東京インタープレイ株式会社概要

会社名： 東京インタープレイ株式会社

代表者： 代表取締役　米田 英輝

設立　： 2012年8月

所在地： 東京都中央区日本橋2-10-8 日本橋日光ビル7階

資本金： 3,000,000円

URL　 ： http://tokyo-ip.co.jp/