オンライン型オープンキャンパスの 予約管理システムをスタート！

大学や自治体の広報支援WEBサービス事業を展開する株式会社メディアチャンネル(所在地：東京都渋谷区、代表取締役：末吉 正成)は、2020年6月、コロナ禍の影響で広がりを見せている大学のオンライン型の入試説明会や進学相談会における申し込み予約の管理や参加者へのリマインドなどの一連の業務を大学の担当者がWEB上で管理できるシステムの提供を開始しました。

キャンパス内でのイベント開催は自粛(イメージ)

■コロナ対策で増えるオンライン型のイベント・広報活動

現在、来春の進路を検討している高校生や受験生に向けて、全国各地の大学でインターネットを利用したオンライン説明会や進学相談会が実施されています。

来場型のオープンキャンパスと比べ、移動時間や交通費の負担減、自宅にいながら保護者も一緒に気軽に参加できる点など、WEB上で効率的に学校選びができる点が受験生から好評を得ており、入試に限らず広報活動全般で今後もオンライン型イベントの開催が広がっていくと考えられます。

■組織内での調整・連携の障壁

オンラインのイベントによって、参加者側の物理的・心理的な負担は大幅に軽減される一方、従来とは異なる新方式でのイベント運営に奔走しているのが大学側の現状。

例えば、今年度の入試制度などについて紹介するガイダンスや、学内を案内するキャンパスツアー、教授陣による模擬授業、各種動画プログラムの配信や遠隔面談など、一連のイベント開催に際して複数のITツールや仕組みを連動させる必要があり、それを実現するためには大学組織内での部門間(各学部や学科、入試課、事務課など)の調整や連携が必須となります。

しかし、各種業務の管理権限が部署ごとに分散していることの多い大学組織において、特にコロナ禍のリモートワーク下でオンライン型イベント開催に関わる諸々の業務を特定の部署が一元管理することは大学職員にとって大きな負担となっているのです。

■イベントの管理業務を簡便化し、組織内の情報連携をスムーズに

オンライン型オープンキャンパスのように複数の部署や学部など組織を横断して開催されるイベントの場合、参加者の事前申し込みの予約受付からリマインド、当日の参加やその後のフォローに至るまでの一連の参加者管理スキームの設計がイベント成功の可否を握ります。

本システムは、学部・学科や担当部署ごとに要件が異なることの多いイベント申し込みの各種機能や設定を自在にカスタマイズし管理できることから、「今までは部署内外の様々な調整に手間を取られていたが、情報の連携がスムーズになった」「イベントごと、部署ごとに管理ができて、かゆいところに手が届く」と学内の担当者から好評を得ております。

＜オンラインイベント予約管理システム＞

オンラインイベント参加者の事前申し込みの予約受付からリマインド、当日の参加やその後のフォローに至るまでの一連の参加者管理をWEB上で実現。

申し込みから参加までの利用者情報のデータを必要に応じてダウンロードすることもでき、イベント開催後の参加者フォローなど、データドリブンな運営に繋げることも可能。

提供開始：2020年6月

種別　　：キャンパスプラン(WEB版・アプリ版)

　　　　　社会福祉協議会・社会福祉事業団プラン(WEB版・アプリ版)

■会社概要

会社名　： 株式会社メディアチャンネル

所在地　： 東京都渋谷区上原2-38-12 マルツビル2F

代表　　： 代表取締役　末吉 正成

設立　　： 2003年5月

資本金　： 1,000万円

URL　　 ： http://www.media-ch.com/

事業内容： ・WEBコンサルティング事業

　　　　　　 情報設計、データ分析、運用コンサルテーション、

　　　　　　 企業研修、セミナー、統計ソフト開発

　　　　　 ・メディアクリエイティブ事業

　　　　　　 WEBサービス開発、WEBサイト制作、映像制作

都内私立大学、専門職大学院、研究所、図書館や入試情報サイトなどのサイト設計多数。とくに受験生のファン化促進や志願者獲得に向けたコンテンツ作成や導線計画に定評がある。各部局に分散するデータを集め中退率予測モデルを作成し、中退予防の施策を考えるなどデータ分析にも精通している。