ナレッジフロー、歯科医院における患者連絡業務を支援するツールを開発

～手間をかけずに連絡ステータスの管理も可能に！患者連絡業務が大幅に改善されます～

2017.01.25 10:00

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　株式会社ナレッジフロー(本社：東京都町田市、代表取締役：林良生、以下「ナレッジフロー」)は、2017年1月20日、歯科医院における患者連絡業務を支援するツール「歯科患者連絡ツール」を開発いたしました。

歯科連絡業務の課題

　「歯科患者連絡ツール」は、ナレッジフローの予約キャンセル防止システム「SMSデンタルアポ」に入力された予約データから連絡対象の患者を抽出します。予約データごとに連絡ステータスを保持する仕組みを持ち、これまで難しかった複雑な条件による連絡を可能とします。また、連絡手段ごとの連絡効果分析の機能を持ち、医院の連絡業務の改善に大きく役立ちます。

●歯科患者連絡ツール： http://dental-apo.jp/stdc

■背景
　歯科医院では、患者の定期的な来院を促すための連絡業務は非常に重要な業務となります。しかしながら、患者にいつどのような連絡をしたかを管理することは医院スタッフの負担が大きい作業であるため、多くの医院では患者に対して十分な連絡を行うことができていませんでした。

　例えば、SMSやEメールを送ったにも関わらず診療の予約を入れていない患者に対し、文面を変えてメッセージをもう一度送っている医院は多くはありません。このような連絡を行うためには、患者ごとにいつどのような連絡をしたかを管理する必要があり、スタッフの負担が大きくなるという課題がありました。

　また、患者への連絡方法には、SMS、Eメール、ハガキ、電話など様々な方法があり、どのタイミングでどの方法を使うべきかは医院にとって難しい問題となっています。

　ナレッジフローは、歯科医院向けに、SMSを活用した予約キャンセル防止システム「SMSデンタルアポ」のサービスを開発・販売しています。「SMSデンタルアポ」には、使いやすくて高機能な予約システムが付属しています。

■歯科患者連絡ツールの特徴
(1) 日々の予約データから連絡対象を抽出
　「歯科患者連絡ツール」を使うと、SMSデンタルアポに入力された日々の予約データに基づき、連絡すべき患者データを抽出することができます。
　連絡すべき対象が予約データから自動的に抽出されますので、患者ごとに次の連絡日をセットしたり、連絡後に連絡日をクリアしたりといった作業が不要です。このため、医院のスタッフに負担をかけません。

(2) 強力な連絡対象抽出機能
　「歯科患者連絡ツール」は、様々な条件による連絡対象の抽出機能を備えています。特に、連絡手段ごとの連絡ステータスによる抽出ができるところが特徴です。
　従来のシステムでは、患者データごとにステータス情報を保持する仕組みとなっておりました。「歯科患者連絡ツール」では、患者データごとではなく予約データごとにステータス情報を保持します。このため患者への次の連絡に備えてステータスクリアの作業を行う必要がなく、高機能にも関わらず医院スタッフの負担が軽いという特徴があります。

　予約ごとのステータス情報には2,916個のパターンがあり、様々な条件による抽出が可能となっています。例えば、以下のような連絡が可能です。

・例1：来月に定期検診の予約を入れている患者で、1週間前のSMS送信による連絡が設定されていない患者に、ハガキで連絡をする

・例2：診療終了時に次の予約を取らず帰宅し2週間が経過した患者に、SMSで連絡する

・例3：例2の連絡を行っても予約を入れてくれない患者に、文面を変えてSMSを再送する

・例4：今月に定期検診の予定の患者（ただし予約は入れていない)で、SMSとハガキで連絡をしても予約を入れてくれない患者に、電話で連絡をする

(3) 連絡手段ごとの連絡効果分析機能
　「歯科患者連絡ツール」では、連絡方法ごとの無断キャンセル率・中断率・リコール率などを調べることができます。
　連絡方法には、SMS、Eメール、ハガキ、電話など様々な方法がありますが、医院は常に連絡効果を分析することで効果的な連絡方法を取ることができます。
　「歯科患者連絡ツール」の連絡効果分析機能は、医院の連絡業務の改善に大きく役立ちます。

【価格】
　「歯科患者連絡ツール」は、「SMSデンタルアポ」の利用者は無料で利用することができます。SMSデンタルアポの利用料金は、月額8,000円(税抜)～です。
▼「SMSデンタルアポ」の詳細については以下のWebサイトをご覧ください。
http://dental-apo.jp/

▼「歯科患者連絡ツール」の詳細については以下のWebサイトをご覧ください。
http://dental-apo.jp/stdc

■会社概要
商号　　　　：株式会社ナレッジフロー
代表者　　　：代表取締役　林良生
所在地　　　：〒194-0041　東京都町田市玉川学園5-24-45
設立　　　　： 2006年9月
事業内容　　：コンピュータソフトウェアの研究開発
ホームページ： http://knowledge-flow.net/