札幌市と両備システムズ、生成AI及びAIエージェントを活用した 旅費事務の実証実験をスタート ～「公開羅針盤V4庶務事務システム」による官民連携事業が決定～

株式会社両備システムズ(本社：岡山県岡山市、代表取締役社長：松田 敏之、以下 当社)は、北海道札幌市(市長：秋元 克広)と官民連携事業として、生成AI及びAIエージェントを活用した自治体の旅費事務を効率化する実証実験を実施します。

職員の事務負担軽減と自治体DX推進を目指し、長年にわたり自治体業務の支援実績のある当社自治体特化型内部情報システム「公開羅針盤V4庶務事務システム」へAI機能を実装し、旅費事務効率化・高度化に向けてAI適用時の課題分析や業務効率化の効果を検証します。

実証期間は2025年12月上旬～2026年3月下旬までの予定です。

生成AI及びAIエージェントを活用した旅費事務の実証実験をスタート

■背景

自治体の旅費事務は、地方自治法や条例に基づき規程が自治体ごとに異なるため、全国共通のシステムでは完全対応が難しく、職員が手作業で確認する負担が残っています。さらに、承認フローは多段階で、出張命令から行程作成、旅費計算、起案、承認(電子決裁)、精算まで複数ステップを要します。公共性・透明性確保のため、承認プロセスが長く、時間がかかっているのが現状です。

札幌市では、2023年度に生成AI利用ガイドライン群を制定し、全職員が使えるチャット型生成AI環境を整備し、職員向け研修も実施するなど活用を進めています。生成AIを今後さまざまな業務に組織的に活用していくための足掛かりとして、各部局に共通の事務で影響範囲の広い「職員の出張にかかわる旅費事務」をテーマとして選定し、生成AI活用における旅費事務の効率化を模索していました。しかし、札幌市の旅費制度を反映できる既存の生成AIサービスがなかったため、民間事業者と共同で活用方法を実証していくこととなりました。

一方、当社ではこれまで「公開羅針盤シリーズ」でさまざまな自治体業務の支援機能を提供してまいりました。職員の負担軽減と自治体DX推進を目指し、人事給与や文書管理機能の強化や、他社サービスと連携、AI機能の搭載など開発を進めています。

この度、SAPPORO CO-CREATION GATEを通じて「生成AI及びAIエージェントの活用による行政内部事務(旅費事務)の効率化・高度化」というテーマに対してテーマ型提案を行い、官民連携による本実証実験の実施に至りました。

※SAPPORO CO-CREATION GATEについて

2024年7月に更なる官民連携の推進に向けて、札幌市が開設した民間事業者からの提案受付、事業化のコーディネートを担うワンストップ窓口です。

https://www4.city.sapporo.jp/scg/about/

■実証内容

本実証では、出張の条件(旅行者、日程、場所等)に応じた経済的かつ合理的な出張行程案の自動作成、出張行程に基づく旅費の自動計算及び審査業務の効率化等を主な対象範囲としています。

当社は、「公開羅針盤V4」の旅費事務支援機能へ生成AI及びAIエージェントを適用し、「出張の条件(旅行者、日程、場所等)に応じた合理的な出張行程案の自動生成、出張行程に基づく旅費の自動計算及び審査業務の効率化」ができる旅費システムを構築します。

＜当社の実証内容＞

実証内容のイメージ

旅費事務の業務フローへ以下の3つのAI実装を予定しています。

○出張行程プランニングエージェント

「公開羅針盤V4」に入力された出張の条件から、札幌市の旅費規程に沿った出張行程を提案するAIエージェントを実装します。これにより、全職員が出張行程の入力にかかる時間を削減でき、起案される内容の品質が一定になることで確認の負担が軽減されます。

○旅費規程確認エージェント

職員に提示する出張行程が、札幌市の旅費規程に沿っているか評価するAIエージェントを実装します。また、宿泊費・宿泊手当などのその他出張命令に必要な入力項目も提案します。

○旅費審査エージェント

「公開羅針盤V4」の電子決裁基盤へ起案された旅費申請を、事前審査するAIエージェントを実装します。承認者・決裁者は、申請内容の不備がなく旅費規程に沿った審査が済んだ申請内容を確認するのみとなり、電子決裁の省力化が可能です。

■今後の展望

旅費事務における職員の負担軽減に対する効果検証を行い、成果が得られた点については公開羅針盤V4へ本実装を行い、機能改良を継続してまいります。また、本実証で得られた知見を元に、その他の行政内部事務へのAI適用検討・実装を検討してまいります。

■公開羅針盤シリーズ

「公開羅針盤」シリーズは、グループウェア、文書管理、庶務事務、人事給与の4つの内部業務ソリューションから成り立っています。シリーズ共通の電子決裁基盤や職員基盤で情報を一元管理しているため、システム間のシームレスな連携を実現し、ペーパレス化や情報の見える化を図ることで自治体様の内部業務を支援します。

製品紹介ページ： https://service.ryobi.co.jp/public_solution/gv-rashinban-series/

■会社概要

株式会社両備システムズ

本社所在地：岡山県岡山市北区下石井二丁目10-12

　　　　　　杜の街グレースオフィススクエア4階

代表者　　：代表取締役社長　松田 敏之

設立　　　：1969年12月

資本金　　：3億円

事業内容　：公共、医療、社会保障分野および民間企業向け情報サービスの提供

　　　　　　(システム構築、アウトソーシング事業)、ソフトウェア開発、

　　　　　　データセンター事業、ネットワーク構築サービス、セキュリティ事業、

　　　　　　ハードウェア販売および保守サービス、AI・IoTなど先端技術研究開発

コーポレートサイト： https://www.ryobi.co.jp/