ハイパーギアとアピックス、 BCP対策になる重要文書の出張電子化サービスを開始

電子文書システム開発を行なう株式会社ハイパーギア(本社：埼玉県さいたま市、代表取締役：本田 克己)と、文書電子化、オンデマンド印刷などBPOサービスを行なう株式会社アピックス(本社：大阪府大阪市、代表取締役：河村 武敏)は、業務提携し、契約書などの企業の重要文書資産を電子化して分散保管を可能にし、BCP対策、リスクマネジメントを行う「重要文書出張電子化サービス VitalDSS」を開始します。持出しのできない重要文書を対象とし、企業にスキャナなどの機器を持ち込み、作業者が出張してフルサービスで電子化をおこないます。電子化のサービスレベルは、カラースキャン、文書情報管理士による電子化監督、目視確認後の電子署名、PAdESによるタイムスタンプ付与など最高レベルの真正性を保つ電子化となっています。価格も1ページ50円と、カラープリントチャージと同程度です。真正性のある電子化をすることによって複製を容易にし、複数拠点でのバックアップを可能にします。


＜背景＞
■情報資産のBCP対策、リスクマネジメントが行われていない
東日本大震災の例でわかるように、日本で事業を行う場合、地震、津波、原発などによるリスクを充分考慮しなければ、企業の事業継続が保証できなくなっています。
震災以来、建物の耐震補強、非常用電源の確保、従業員の安全対策、サーバーのバックアップなども考慮され始めましたが、紙でしか存在しない、契約書などの文書による情報資産に対しては対策がなされていません。また大規模災害以外にも火災時などもリスクがあります。契約書が入った書庫や金庫などが水没したり、流されたりした場合、企業間の重要な権利義務関係を確認できず、事業再開が難しくなります。

■重要文書は社外に持ち出せない
電子化し、ファイルとして各地に分散管理することが良いとわかっていても、契約書などは非常に重要なため、社外に持ち出せません。しかし社内では人員や機材、ノウハウもないため、電子化できないことがほとんどでした。

■電子化しても実際に災害時にどのくらい有効性があるかわからない
e-文書法などでは、契約書を電子化して原本の代わりとすることはできません。ただ電子化のサービスレベルとして現在考えうる最高のe-文書法要件の電子化を採用することにより、万一の場合でも、裁判などで有利に証拠性を主張できます。アルバイトによる単純なモノクロ電子化などでは、真正性を主張するには十分とは言えません。


＜解決＞
「重要文書出張電子化サービス VitalDSS」は、お客さま先にスキャナ機材を持ち込み、フルサービスで契約書などの重要文書を電子化するサービスです。重要文書を社外に持ち出す必要がないので万一の紛失、汚損などの心配もなく、また、入力作業期間中も文書を利用できます。また文書電子化について深い経験と知識をもつ文書情報管理士の監督のもと、ハイパーギアで多くの実績のあるe-文書法電子化システムをそのまま利用して、同じサービスレベルで作業するため、最高レベルの真正性を保った電子化ができます。フルサービスですのでお客さまは電子化する文書を指示するだけで電子化します。また長期保管用のPDFだけでなく、提供されるデジタルID暗号化のPDFファイルにより安全に活用できます。


＜重要文書出張電子化サービス VitalDSSの特長＞
1．出張で電子化をするので、重要書類を社外に持ち出す必要がありません

2．e-文書法相当レベルの高度な真正性を保った電子化をします

3．手間のかかる袋とじ書類のスキャン入力をフルサービスで請負ます

4．1ページあたり50円と料金が明確で、ページ数、ファイル数だけで予算化可能です

5．電子化の資格をもつ文書情報管理士が作業を監督するので安心です

6．リスク回避だけでなく、デジタルID暗号化されたPDFで安全に活用できます


■詳細はこちらを、ご確認ください
「重要文書出張電子化サービス VitalDSS」カタログ
http://www.hypergear.com/catalog/catalog-pdf/VitalDSS.pdf


＜電子化サービスレベル＞
改正電子帳簿保存法による税務関連書類の電子保存、厚労省ガイドラインによる医療情報の電子化などと同じレベルでの真正性を保ったe-文書法に準じた電子化を行います。

具体的には、
1) 作業開始前にJISテストチャートで圧縮率、画質の確認を行います

2) 200dpiフルカラーでスキャンし、印鑑、契約書の状態などもわかる電子化をします

3) 確認者が原本とスキャン画像を確認し、電子署名をします

4) PAdESと呼ばれる長期検証可能なタイムスタンプ付与をし、改ざんがないこと、書類がスキャン時点に存在していた証明を可能にします

5) 非常保管用だけでなく、デジタルID暗号化による安全なワークコピーを提供します

作業工数は5,000ページの場合、10営業日(2週間)程度を予定しています。
ファイル名は連番で付与することを原則とします


＜サービス開始日＞
2013年3月21日


＜販売目標＞
年間100件


＜お引き受けする出張エリア＞
関東圏：アピックス東京支店(東京都中央区新富)より電車などで
　　　　1時間から1時間半程度でお伺いできる範囲

関西圏：アピックス大阪本社(大阪市中央区博労町)より電車などで
　　　　1時間から1時間半程度でお伺いできる範囲

※アピックス事業所
http://www.apix.co.jp/corporate/company/jigyosyo.html


＜お客さまにご用意いただくもの＞
A)【電子化する重要文書(契約書など)】
・なるべく、不要な添付書類、クリップなど、電子化する以外のものを取り除いておいてください。
・指示されたものは原則すべて電子化し、ページカウントの対象になります。
・ファイル数の制限もありますので、別表なども別ファイルとしてスキャンしますと割高になります。
・電子化の対象は契約書だけに限りません。文書情報資産として重要なものであれば対象にできます。

B)【作業スペース】
・A3スキャナー、PC2台程度が置ける2m×2m程度の作業台と、原稿を置く2m×1m程度の机をご用意お願いします。なるべく会議室などをお借りできることが望ましいです。


＜お引き受けできない書類＞
A)劣化が激しく取り扱いに注意が必要な書類、和紙などの書類

B)A3を超える書類

C)ファイル名に連番、あるいは全書類に同一の方法で振られた一意の文書番号以外のファイル名の付与、属性付与が必要な書類

D)付箋などがあり、付箋の取り外し後、元通りにする必要がある書類


＜価格＞
「重要文書出張電子化サービス VitalDSS」
A) 【基本機器レンタルパック】250,000円(税別)
A3フラットベットカラースキャナ、PC、タイムスタンプ、電子署名、電子化システム、一括検証システムなどの作業期間中の貸出し、設置、搬入費用、入力文書の確認打ち合わせなどを含みます。
お打合せ後にスケジュールを調整し、作業を開始します。

B) 【電子化役務パック】250,000円(税別)
出張作業にてA4原稿5,000ページ、1,000ファイルまでの手置き原稿を入力します。
冊子毎に連番でファイル名を付与し、目視確認、電子署名、PAdESタイムスタンプの付与をした長期保管用のPDFファイルを作成します。この他にデジタルID暗号化により、電子証明書がないパソコンでは開けないPDFを一組ご提供します。
A3サイズまで対応可能ですが、B4以上は1ページを2ページ分として計算します。
※A)の基本機器レンタルパックが必ず必要です。

C) 【電子化役務追加料金】100ページ　5,000円(税別)
電子化役務パックの5,000ページを超えた場合、100ページ単位でご請求させていただきます。

D) 【タイムスタンプ追加料金】100ファイル　2,000円(税別)
電子化役務パックで、1,000ファイルを超える場合、タイムスタンプ追加料金としていただきます。
5,000ページを超える場合は100ページにつき20ファイルを超える部分についてもご請求させていただきます。

E) 【交通費実費】
作業員2名分の下記、アピックス東京支店、あるいは大阪本社よりの交通費実費を日数分ご請求させていただきます。


＜セミナー＞
「重要文書のBCP対策、リスクマネジメントとは」というご紹介セミナーを東京と大阪で実施いたします。
文書資産のBCP対策、リスクマネジメントの問題点、課題、解決方法などをご紹介します。

セミナータイトル：「重要文書のBCP対策、リスクマネジメントとは」
会場　　　　　　：東京　3月14日(木)株式会社ハイパーギア　市ヶ谷会議室
　　　　　　　　　大阪　3月26日(火)株式会社アピックス　大阪本社
参加費　　　　　：無料
日時　　　　　　：14:00～16:30(13:30～受付）

セミナーの詳細はこちら
http://www.hypergear.com/mt/main/archives/2013/03/bcp_5.html


＜重要文書出張電子化サービス VitalDSSのお問い合せ先＞
株式会社ハイパーギア　営業部
担当： 冨田、武田
TEL ： 03-5225-7531
FAX ： 03-5225-6512
Mail： info@hypergear.com
URL ： http://www.hypergear.com

株式会社アピックス　営業部
担当： 森田(東京)、川野(大阪)
TEL ： 東京03-5879-7291、大阪06-6271-7291
FAX ： 東京03-5879-7296、大阪06-6271-7296
Mail： vdss@apix.co.jp
URL ： http://www.apix.co.jp


＜略語説明＞
【e-文書法】
2005年4月に施行された「民間事業者などが行う書面の保存などにおける情報通信の技術の利用に関する法律」のことで、文書を電子保存する根拠となる法律

【BPO】(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)
スキャンニング、印刷、事務処理などの作業を外部企業に委託すること

【PAdES】
タイムスタンプによる長期の電子文書の真正性を確保する方法のひとつで
欧州電気通信標準化機構(ETSI)のETSI TS 102 778として公開されており、
PDFの標準仕様であるISO32000-2にも反映される予定

【真正性】
文書が改ざんされていないこと、紙原本と同一であること、作成された時期が
確定できることなどにより、真実性を高めること