クラウドERP「SmileWorks」に『データファイル送信機能』をリリース！

～メール添付不要！PPAPを使わず、安全なファイル送信を実現～

2021.03.09 10:00

株式会社スマイルワークス

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株式会社スマイルワークス(東京都千代田区、代表取締役：坂本恒之、以下スマイルワークス)は、当社が提供するクラウドERP「SmileWorks」に「ファイル送信機能／共有機能」などの新機能をリリースしました。

現在問題になっている通り、多くの官公庁・金融機関・大企業などで普及しているPPAP※1は、セキュリティ上ほぼ無意味であるにも関わらず、送信側／受信側に多くの負担をかけています。

今回の新機能では、PPAPを使わずERP画面から見積書や注文書／請求書など必要な帳票データを安全にファイル送信することができるようになります。

※1：パスワード付Zipファイルをメールで送信して別メールでパスワードを送付する方法で、セキュリティ上ほぼ無意味にも関わらず、多くの官公庁・金融機関・大企業などで今も採用されている。

◆参考： https://www.smile-works.co.jp/functions/mail

【新機能の概要とリリースの背景】

＜販売管理システム3つの新機能＞

1. 帳票データの『ファイル送信(メール通知後ダウンロード)』機能(標準機能として提供)

2. 『ファイル共有』オプション(有償オプション)

3. 『FAX送信』オプション(有償オプション)

※取引先が「SmileWorks」を利用していなくても帳票データの送受信が可能！

1. 帳票データの『ファイル送信(メール送信)』機能(標準提供)

見積書や発注書、納品書、請求書などの帳票データを直接かつ安全に取引先に送信できます。

クラウドERPの画面から送信したい帳票指定して「ファイル送信ボタン」を押下するだけで、システムから取引先に「SecretURL(個別に自動生成されたURL)付きのメール」が送信されます。

メール受信した取引先は、SecretURLをクリックして受信者が自分で設定したパスワードを使ってSSL(暗号化通信)で安全にデータファイルを受信することができます。

これにより、送信者は受信用のパスワードを送る手間もなく、受信者は自分が設定したパスワードでいつでも送付されたデータファイルを安全に受信できます。

2. 『ファイル共有』オプション(有償オプション)

帳票データの「ファイル送信」機能の拡張オプションとして、帳票データと一緒に送信したい関連資料等の任意のファイルも併せて、取引先と安全に送受信／共有することができる有償オプションサービスです。保存するファイル容量に応じてクラウドストレージ利用料が必要となります。

◆参考： https://www.smile-works.co.jp/functions/mail

3. 『FAX送信』オプション(有償オプション)

見積書や発注書、納品書、請求書などの帳票データを、紙に印刷せずにクラウドERPの画面上から「FAX送信ボタン」を押下するだけで、直接取引先にFAX送信できます。FAX送信件数に応じて利用料が必要となります。

◆参考： https://www.smile-works.co.jp/functions/fax

＜リリースの背景＞

新型コロナ対策として、テレワーク勤務が大きく推奨されるとともに、「受発注業務の電子化」や「紙の郵送をなくしたい」などの需要が高まっています。

そのためスマイルワークスでは、クラウドERP「SmileWorks」に『EDI機能(電子データ送受信機能)』を標準提供することで、在宅からでも安全かつ効率的に受発注業務を行えるように、中小企業のテレワーク移行を支援してきました。しかし、『EDI機能』は取引先もEDIシステムを導入する必要があるため、なかなか紙の業務がなくならず、テレワークに移行できずに困っている中小企業も多いのが実態です。

そこで今回、データ送受信機能を拡充することで、取引先が利用している業務ソフトに関係なく、在宅からでも安全に、帳票データの『ファイル送信機能／共有機能』や『FAX送信機能』をリリースしました。

印刷もPPAP※1も不要のため、送信側／受信側双方の負担をかけることなく安全に各種データを送受信／共有することができます。

【クラウドERP「SmileWorks」について】

スマイルワークスは、クラウドERP「SmileWorks」を通じて中小企業の生産性向上を支援しているベンチャー企業です。

クラウドERP「SmileWorks」( https://www.smile-works.co.jp/ )は、販売・仕入・在庫管理、給与・賞与計算・年末調整・マイナンバー管理、経費精算や財務会計など、企業のバックオフィスを全て統合して、自動会計仕訳や資金繰り表の自動作成を実現するクラウドサービスです。従来のパッケージソフトを組み合わせて業務を行うよりも、3倍～10倍の生産性を実現しています。

スマイルワークスは今後もクラウドERP「SmileWorks」の更なる充実を図り、企業のバックオフィス業務効率化と生産性向上を支援してまいります。