処理時間短縮、組織横断・グループ運用管理に対応帳票管理クラウド「DocValue Contents」最新版ユーザー登録が10秒に

2020.02.06 10:00

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　デジタルハイブリッドのトッパン・フォームズ株式会社（以下トッパンフォームズ）は、企業内で扱う帳票データや画像など大量のコンテンツをクラウド上で一元管理できる最新サービス「DocValue Contents Ver.2／ドックバリューコンテンツバージョン2」の販売を2月6日から開始します。

　本サービスにおける新たな機能は、独自に提供するドライブ（フォルダ管理）とグループ権限管理機能です。ドライブで、階層化されたコンテンツの管理権限共有範囲をグループに一括設定できるようになりました。それにより、ユーザー登録時間の大幅短縮（社内検証のケースでは5分から10秒）を実現。協力会社など社外の関係者を含めて組織を横断したグループで業務を効率化できます。またスマート検索（コンテンツの検索機能強化）や電子校正サービスを搭載、ペーパーレスによる業務効率化にも対応可能です。

【ドライブの構成】

【特長】（新機能）

1.ドライブ（フォルダ管理）

ドライブにより、コンテンツを階層管理できるようになります。ドライブでは、管理権限をグループに一括付与することが可能で、社外を含む組織横断による管理に対応。競合サービスを含め今回から当社が独自搭載する機能です。

2.スマート検索

全文一括と構造化の２つの検索機能で利便性を向上。両検索機能の同時搭載は当社独自です。

3.電子校正

PDF Readerとワークフローを組み合わせたペーパーレス校正プロセスに対応。社外を含む複数人への校正依頼のために印刷出力する必要がなく、パソコン画面上で校正作業が完了します。

【背景】

　法改正や改元、消費税率の変更などの社会的要因や企業の規約変更などによって、帳票の改訂は頻繁に行われており、管理・改訂の負荷やコストは企業の大きな負担となっています。また帳票の制作・改訂は、社内の複数部門や制作会社など、多数の関係者によって行われるため、帳票データの管理や使用するコンテンツの共有などに課題を抱えています。

　当社の試算では、複数の部門や制作会社など関係各所で保管している最新版の照会は、担当者がメールで依頼すると1～２日必要ですが「ドックバリューコンテンツ」では一元管理および複数の検索機能を活用することで5秒で完了。規約などの改定調査は目視だと10日必要ですが、全文検索機能と結果の一覧表示を活用すると1日で完了します。校正作業は目視で25時間必要な内容が、イメージ差分や文言差分機能などの活用により8.4時間で済みます。

　「ドックバリューコンテンツ」は、特に下記のようなお客さまに導入をお勧めします。

1.紙の帳票や広告物など多くのデータを抱えている

2.複数の担当者または企業を横断して編集業務を行っている

3.帳票や広告データの資源が一元管理できない

4.印刷物の改訂頻度が多く、校正リスク等に課題を抱えている

5.社内外の校正手続きが紙やメールによるアナログ運用

【今後の展開】

　トッパンフォームズは、「ドックバリューコンテンツ　バージョン2」を帳票を改訂する機会の多い金融機関や官公庁・自治体をはじめ製造、サービス、医療など帳票管理に課題を抱える企業全般に拡販します。

　販売価格は初期費用400万円（税抜・オプション費用別）、月額費用30万円（税抜）、利用可能ストレージは1TBです。2021年度までに100ライセンスの販売（2018年度からの累計）、10億円の売上を目指します。

■本サービスの詳細は以下のサイトでもご覧いただけます。

・DocValue Contents/ドックバリューコンテンツ（TOPPAN FORMS ソリューションサイト）

　https://solutions.toppan-f.co.jp/solution/5522/