【介護業界のペーパーレスを推進し、郵送コストを最大64%削減】 郵送代わりにPDFを管理画面にアップロードするだけで、 請求書・領収書を自動解析してLINE上で配信できる新機能を提供開始

　株式会社クラブネッツ（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：芦名 真也、以下「クラブネッツ」）は、介護事業者と利用者・ご家族をデジタルでつなぐコミュニケーションプラットフォーム「CareLoop（ケアループ）」において、請求書や領収書のPDFをクラウドOCR（自動文字認識）を利用して解析・配信ができる新機能「PDFスキャン配信」をリリースいたしました。本機能の実装により、PDFを管理画面にアップロードするだけで、データの読み取りから「LINE／メールへの自動配信」および「郵送用データの自動作成」までを一気通貫で完了できます。

　介護業界では人手不足やコスト高騰を背景に、請求業務のペーパーレス化が急務となっています。しかし、「施設ごとに使っているソフトがバラバラで統一できない」「デジタル配信と郵送対応の二重管理がかえって負担になる」といった理由から、電子化に踏み切れないケースが多く存在していました。そこでCareLoopは、これらの現場の負担をOCR技術によって極限まで減らし、本来の目的である「より良い介護と、ご家族とのコミュニケーション」に注力していただくため、本機能を開発いたしました。

　本機能は請求ソフトの種類を問わずご利用いただけるため（※一部除く）、システム連携・改修は不要で、入居と通所で異なるソフトをお使いの場合でもスムーズに導入いただけます。現場の作業は、いつもの請求ソフトから出力した請求書や領収書のPDFをそのままアップロードするだけとなり、手作業の負担を最小限に抑えられます。経費削減と現場の業務効率化を同時に叶えながら、普及率の高いLINEを窓口にすることで、ご家族と便利につながる安心を構築してまいります。

　1つのPDFに複数人、複数事業所分のデータが含まれていても、システムが自動で利用者情報と紐付けて、個別にLINE／メールに配信します。ご家族には紙と同じデザインで請求書が届くため、混乱を招かず、お問い合わせも防ぐことができます。

　「LINE／メール配信を希望するご家族」と「紙を希望するご家族」が混在しても、二重管理の手間は発生しません。郵送が必要なご家族の分だけをまとめたPDFをシステムが自動生成するため、あとは印刷して送るだけで作業が完了。郵送対応が一部残っても、負担になりません。

　切手代や封筒代、印刷代などの郵送コストを1通あたり実質約70円、最大64%（※）削減します。毎月かかっていた郵送費用を大幅に抑え、確実なコスト削減を実現します。

（※）従来の郵送コスト（切手代110円＋紙・封筒代等）に対し、CareLoop導入時の1通あたり実質約40円への削減実績に基づく

　CareLoopの最大の強みは、業務効率化に加えて、ご家族との信頼関係を築けること。普及率の高いLINEを窓口にすることで、請求書・領収書の配信はもちろん、日々のお知らせや緊急時の安否確認もスムーズに行え、便利で安心な施設としての価値を高めます。

　CareLoopは、介護事業者と利用者・ご家族をLINEやメール等でつなぐデジタルコミュニケーションサービスです。請求書のデジタル化のほか、日常の様子の共有、WEB面会予約、施設からの重要なお知らせや同意取得など、現場のアナログ対応をデジタル化し、より良い介護を実現するための「顧客接点のプラットフォーム」として機能します。