採用から定着まで、企業の成長を支援する株式会社アールナイン(本社：東京都港区、代表取締役：長井 亮)では、女性のライフステージの変化に合わせた「柔軟に働ける場の創出」を目標に掲げています。結成1年半となる『バックオフィス(営業事務)チーム』の9割は子育て中のママであり、2割は海外在住組。ワークシェアリングによって、新たに30名の雇用創出を実現した取り組みをご紹介します。

代表取締役　長井 亮

【取り組み背景　～ もっとお客様と向き合いたい ～】

当社は35名という少数精鋭体制のため、2017年4月までは営業担当自ら膨大な「入力作業」や「請求書作成業務」も担っていました。クライアントが増え、細かな入力作業を苦手とするメンバーもいるなかで、“お客様に向き合う時間をどのようにして創出するか”が大きな課題となっていました。

そこで、当社のビジネスモデルを支える業務委託者(以下 パートナー)の中で、子育て中のため在宅勤務を希望するメンバーに声を掛け、バックオフィス業務のサポート部隊(バックオフィスチーム)の第一歩をスタートいたしました。

結果、海外赴任中の彼と結婚するため移住したパートナー・出産を控え時間に余裕があったパートナーの“すき間時間”を利用することで、スタッフ増員に成功しました。

【負担少なく継続できる仕組みづくりを模索】

9割が子育て中で時間的な制約があるパートナーのため、2つの課題に取り組みました。

◎情報の共有をいかにスムーズに行い、タイムラグを埋めるか

《解決法》新たにビジネスチャットツールを導入。業務の依頼に対して、いつ頃対応可能か、といったやり取りを最大限簡単に、タイムリーに返信できる環境を整備。

◎子供の急な体調不良や夏休み等で稼動できない場合をどうするか

《解決法》案件やクライアント別に専任体制を取るのではなく、複数名がいつでも対応できる体制に。

業務をシェアすることで、家庭の状況とのバランスに配慮しつつ、自分の無理のない範囲で業務に取り組むことが可能になりました。営業担当は、依頼したい業務が発生すると、「グループチャット」に依頼内容と期日を記載します。すると、家事・育児の合間にその依頼内容を見たバックオフィスメンバーが「今晩21時から全体の半分までならできます」「明日の午前中に残りを対応します」「私は明日の午後チェックしますね」など、続々名乗りを挙げ、挙手制によって役割分担が複数名で決まっていくワークシェアリングスタイルが定着しました。スムーズな連携プレーで「スピード感と確実さ」に磨きをかけ、部署としての売り上げも2倍になりました。

嬉しい誤算もありました。海外在住組の「時差」が、業務を進めていく上でコミュニケーションのタイムラグとなる懸念があったのですが…。夜間やお盆等の長期休業中にも必要に応じて業務を進めてくれており、いかなる状況でもスピーディー且つ柔軟に対応できる体制が構築できています。

【世界各地のランチを紹介！？業務外の話が中心のランチミーティング】

県をまたぎ、国を超えて業務を遂行するバックオフィスメンバー。月に1度「ランチミーティング」の日を設けることで、横同士の繋がりを強化しています。在宅勤務ならではの孤独感、お互いに依頼しやすい関係づくりのため、オンラインツール「zoom」を用いて各地を繋ぎ、ご当地ならではのお弁当を紹介しあったりと、お互いが気さくに相談し合える関係づくりを整えています。

これからも、時間・場所の制約があって働きたいけれど働けない仲間たちを、積極的に募集していきます。

【会社概要】

社名　　： 株式会社R09(アールナイン)

代表　　： 長井 亮(ながい りょう)

設立　　： 2009年7月10日

所在地　： 東京都港区虎ノ門1丁目23番1号 虎ノ門ヒルズ森タワー7階

事業内容： 採用コンサルティング、採用実務アウトソーシング、

　　　　　 教育・研修、国際キャリア・コンサルティング協会の運営

URL　　 ： http://r09.jp/